Fechamento de caixa 6 passos para fazer de uma forma eficiente!
O Fechamento de caixa é um procedimento muito utilizado por empresários que procuram realizar uma boa e cuidadosa administração financeira do seu negócio. O que parece ser um processo simples e rotineiro para muitos, também exige muita atenção e cuidado.
Realizar a checagem e a organização do caixa diariamente é capaz de se tornar uma tarefa difícil quando dentro de uma loja existem outras inúmeras atividades a serem realizadas, sendo assim não sobrando tempo para a realização desta conferência ou ainda quando não se conhece os procedimentos necessários para este controle.
Conhecido popularmente como “Fechamento de Caixa” este processo trata da realização de uma conferência e analise de caixa importantíssima para que o lojista possa comparar e acompanhar as transações de entrada e saída de valores do seu caixa, que geralmente são as vendas, as compras, alguns pagamentos realizados ou repasses financeiros.
É através desta análise, (geralmente realizada ao final do expediente) que se torna possível encontrar valores a mais ou menos que não estejam registrados nestas movimentações financeiras.
O fechamento de caixa pode auxiliar ao lojista de duas formas:
Para aonde vai o dinheiro da empresa?
A primeira delas é informar de onde vêm e para onde vai o dinheiro da empresa, este controle simples pode auxiliar ao lojista a enxergar a origem e o destino de suas finanças.
A empresa que não possui estas informações geralmente fica no “escuro”, não tendo informações claras sobre suas finanças e não enxergando como o dinheiro está sendo gasto.
Ambiente financeiro organizado
A execução do fechamento de caixa diário, permite que todas movimentações financeiras que ocorrerão no dia seguinte sejam realizadas de maneiras mais organizadas para realização dos procedimentos de lançamentos e controles destas movimentações.
O empresário ou profissional que realiza o fechamento de caixa deve estar muito atento na execução desta tarefa, conferindo e organizando tanto os valores quanto os documentos fiscais que compravam as movimentações financeiras.
Um fechamento de caixa realizado de uma forma correta, trará importantes informações que auxiliarão na gestão da empresa.
Para que o fechamento de caixa possa ser útil e efetivo para a gestão do seu negócio é importante que alguns procedimentos sejam criados, para uma perfeita execução destes processos e nas informações que ele trará.
Neste ponto, nós da ACSN, temos 6 dicas para que seu fechamento de caixa se torne mais organizado e efetivo.
1 – Determine bem as pessoas que realizarão o fechamento!
Esta é uma atividade que requer muita responsabilidade e atenção por parte de quem realiza, sejam colaboradores com experiência ou o próprio lojista. É necessário ter muita confiança nas pessoas que realizarão o fechamento do caixa.
Além desta relação gerada na base da confiança é necessário escolher profissionais que já tenham uma certa experiência neste procedimento, se for necessário treine bem este profissional para que não haja erros neste processo.
2 – Não deixe passar nenhuma informação!
Algo que atrapalha e muito a gestão financeira de uma empresa é a não realização do controle total das movimentações financeiras. Muitas vezes itens de baixo valor ou pequenas retiradas não são anotadas ou registradas.
A falta destas informações, naquele momento, talvez não represente tanta diferença assim, porém se isto se tornar corriqueiro (o não lançamento de todas estas movimentações) ao final do mês a diferença no caixa pode ser extremamente significativa.
O não registro de todas estas informações é capaz de ser prejudicial a médio e logo prazo para o negócio e faz com que a empresa não tenha um controle real de suas finanças, o que prejudica e muito a realização da sua gestão e seu desenvolvimento.
Dependendo das rotinas de uma loja, controlar todas estas movimentações é capaz de consumir muito tempo. Desta forma, procure contar com um sistema de automação comercial que possa auxiliar na execução destes lançamentos e controles.
3 – Organize seu fechamento!
Para que o fechamento do seu caixa seja realmente efetivo é necessário ter “organização”. Ao realizar a conferência procure organizar as movimentações tanto de entrada quanto de saída através das formas de pagamento. Separe tanto o que foi pago quanto o que foi recebido em dinheiro, no cartão de débito, no cartão de crédito, cheques (a vista e pré-datados), sangrias e abatimentos oriundos de trocas e devoluções.
Esta organização se faz necessária para que estas movimentações reflitam em seu fluxo de caixa de uma forma correta, um cheque pré-datado, por exemplo, não pode ser contabilizado exatamente naquela data, o valor correspondente só estará disponível em seu caixa, após alguns dias ou apenas no próximo mês conforme combinado e destacado no cheque.
4 – Abertura do caixa
Para que o fechamento de caixa seja exato ao final do dia, tudo se inicia a partir de sua abertura, durante o início das atividades da loja. É necessário que ao iniciar o caixa, seja separado um determinado valor que servirá como uma pequena reserva ou fundo de troco.
Este valor reservado poderá se retirado para ser utilizado como troco aos clientes e também para pequenas despesas do dia-a-dia da loja. É importante que este valor seja calculado e controlado separadamente, pois geralmente este valor é responsável por gerar diferenças na conferência de caixa.
Para facilitar, procure sempre reservar valores iguais diariamente, desta forma, será mais fácil identificar esta reserva ao realizar o fechamento do caixa.
5 – Não esqueça de contabilizar a sangria!
Para os estabelecimentos que possuem um alto volume de transações e a forma mais comum de pagamento é através do dinheiro, é comum se realizar a “sangria”. Também conhecido como alivio de caixa, que se trata de um processo de retirada de altos valores acumulados no caixa, que tem por objetivo transportar estes valores para locais mais seguros como cofres ou depósitos em bancos.
Porém é importante ter atenção com estes valores, por mais que sejam transportados para outros lugares, cada montante de sangria deve ser contabilizado ao realizar o fechamento de caixa ao final do mesmo dia.
Estes registros e acompanhamentos se fazem necessário, para que não tenha problemas ao realizar o fechamento e as contas não baterem.
6 – Fechamento do caixa
A última etapa deste processo é o fechamento de caixa, quando é feita a conferencia das transações financeiras do dia. Neste processo serão confrontadas todas as movimentações financeiras que entraram no caixa da empresa (dinheiro, cartões, cheques e etc) com as movimentações de saídas que o caixa teve (custos e despesas diárias).
É nesta etapa que será possível encontrar alguma diferença ao conferir o caixa. Some todo o montante dos valores que entraram no caixa e subtraía pelo montante dos valores que saíram, tenha em mãos os comprovantes de todas as transações, isto trará maior exatidão para que os valores batam.
O fechamento de caixa é um processo comum nas empresas, porém se não for realizado de forma correta poderá trazer problemas para empresa.
Um dos principais problemas, é que o administrador ou lojista não saberá como realmente se encontram as finanças de sua empresa, portanto, isso pode gerar dividas ou falta de capital no futuro, ameaçando assim a sobrevivência da empresa.
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