Este relatório irá listar os produtos do seu estoque com código, descrição, família, grupo e quantidade e você poderá utilizá-lo para anotar as quantidades contadas de cada produto.
Cuidados ao realizar a contagem
É necessário que se tenha atenção com relação a alguns pontos para que todo esse trabalho não seja perdido. Dessa forma fique atento as seguintes situações:
1. Realizar a contagem com a loja aberta;
2. Contar um mesmo produto mais de uma vez;
3. Identificar o produto incorretamente.
Essas situações se não forem monitoradas podem resultar em uma contagem imprecisa do seu estoque afetando o resultado do seu inventário. Veja a seguir como proceder para evitar esses problemas durante a contagem física do seu estoque.
Realizar a contagem com a loja aberta
Realizar a contagem com a loja aberta pode ser um problema. Isso devido ao fato de que um produto contado pode ser vendido e distorcer o resultado do inventário pois esse movimento não será contabilizado. Portanto, entendemos que não seja adequado realizar a contagem com a loja aberta.
Não posso fechar minha loja e preciso contar o estoque, o que eu faço?
Você pode realizar contagens menores por setor da sua loja para conseguir realizar o processo em partes. Pensando nisso, temos as seguintes sugestões:
1. Recolha os produtos que serão contados na loja e leve-os para uma área restrita onde será feita a contagem. Certifique-se de que não exista nenhum cliente ou outro funcionário de posse de algum desses itens para garantir que todos entrarão na contagem.
Efetue a contagem e realize o ajuste do estoque dos produtos que tenham quantidade diferente da contagem conforme descrito nas etapas 4 e 5 desse documento. Retorne os produtos para a área de venda somente após ter concluído essas etapas com sucesso.
2. Selecione os produtos que serão contados e crie uma lista de contagem identificando esses produtos. Realize a contagem registrando as quantidades desses produtos.
Após finalizar a contagem, acesse o relatório de movimento de produtos e verifique se houve movimentação no dia para algum produto da lista. Elimine da lista todos os produtos que apresentaram movimentação no relatório e deixe para recontá-los somente no dia seguinte.
Realize o ajuste do estoque dos demais produtos que tenham quantidade diferente da contagem conforme descrito nas etapas 4 e 5 desse documento.
Apesar desses processos funcionarem, não recomendamos essa prática, pois é um trabalho que requer muita atenção e a loja em funcionamento irá ter clientes circulando gerando momentos de distração que podem interferir em sua contagem.
Essa situação fica mais complexa quando o processo envolve muitos itens e o tempo de contagem e finalização do ajuste se torna muito grande.
Contar um mesmo produto mais de uma vez
É muito importante estabelecer um processo adequado para a sua contagem para evitar realizar essa tarefa de forma incorreta. Um erro muito comum é fazer esse trabalho em várias pessoas e realizar a contagem de um produto mais de uma vez, pois pessoas diferentes acabam contando o mesmo produto.
Dessa forma, organize sua equipe determinando setores específicos de sua loja para a contagem ou utilize algum tipo de classificação ou lista para que cada pessoa saiba exatamente quais produtos deve contar.
Identificar o produto incorretamente
Utilize o código impresso na etiqueta do produto para realizar a contagem. Através do código da etiqueta a identificação do produto fica mais precisa evitando uma contagem incorreta. É muito importante ter atenção nesse momento para não atribuir a quantidade para o produto errado, por isso a equipe que está realizando a contagem deve ter conhecimento dos produtos da loja e também saber como identificar o código na etiqueta.
Essa atenção deve ser redobrada ao realizar a anotação para fazer o apontamento na linha correta referente ao produto contado.
Etapa 4: Estoque físico x sistema
Após a concluir a contagem o próximo passo é confrontar o resultado comparando a quantidade contada de cada produto com a quantidade informada no sistema. Essa comparação irá gerar uma lista de produtos que devem ter a sua quantidade em estoque ajustada.
Você pode realizar esse processo de comparação manualmente localizando cada produto no sistema e comparando a quantidade.
Comparando as quantidades
Compare a quantidade de forma manual:
Na lista será exibida a quantidade do produto no sistema. Se for diferente do que está em sua contagem, faça uma marcação na sua lista informando a quantidade do sistema e o valor da diferença para que você possa usar essa lista na próxima etapa do processo de inventário onde é realizado o ajuste do estoque.
Temos que concordar que esse processo manual é um pouco trabalhoso. Principalmente nos casos onde se tenha algumas centenas ou até milhares de produtos. Nesse caso, você pode utilizar o recurso de impressão de relatórios do sistema para gerar uma planilha do Excel com a sua posição atual do estoque.
Usando esse recurso, você poderá gerar uma planilha com a mesma lista que você usou para contar o estoque. Após gerar a planilha, você poderá abri-la no Excel e criar duas novas colunas: uma com o título “Contagem” para armazenar a quantidade da contagem e outra com o título “Ajuste” para armazenar a quantidade a ajustar.
Na coluna “Contagem” informe a quantidade da contagem referente ao produto da linha. Na coluna “Ajuste” faça uma fórmula que calcule a subtração da coluna “Contagem” menos a coluna da quantidade do produto. Utilize o recurso de filtro do Excel para listar somente as linhas que tenham valores diferentes de zero na coluna “Ajuste”.
Assim você obterá uma lista somente dos produtos que precisam ter sua quantidade ajustada para mais (se o valor do ajuste for positivo) ou para menos (se o valor do ajuste for negativo).
Etapa 5: Ajuste do estoque
Finalizada a lista de itens que precisam ter seu estoque atualizado no sistema por estarem com quantidades diferentes da contagem, inicia-se a etapa de ajuste do estoque.
Nessa etapa deverá ser realizado o lançamento de entrada ou saída para cada produto na quantidade correspondente a sua diferença da contagem para acerto dessa informação no sistema.
Assim como na etapa de comparação das quantidades, você pode realizar esse processo de ajuste de forma manual localizando cada produto no sistema e lançando um movimento de entrada ou saída para ajustar sua quantidade.
Ajustando as quantidades
Ajuste a quantidade de forma manual:
